Zo bouwt u een herkomstdossier dat uw bank accepteert

Wat houdt een stappenplan herkomstdossier crypto bank in?

Een herkomstdossier is een geordende verzameling stukken waarmee een bank zelf kan nagaan hoe cryptovermogen is opgebouwd, van de eerste inleg tot het huidige saldo. Het is geen verklaring en geen samenvatting, maar een keten van gebeurtenissen waarbij elk bedrag een aanwijsbare oorsprong heeft. De bank toetst niet of u eerlijk overkomt, maar of de cijfers op elkaar aansluiten.

Die eis komt niet uit de lucht vallen. Banken vallen onder de Wwft en moeten hun klant kennen en transacties monitoren. Bij hogere stortingen of opvallende bewegingen vragen zij aanvullende onderbouwing van de herkomst van vermogen. Wordt de twijfel niet weggenomen, dan kan een rekening worden bevroren, kan de relatie worden beeindigd en kan een melding volgen bij de Financial Intelligence Unit. Dit is standaard controlewerk en betekent niet dat iemand iets verkeerd heeft gedaan.

Het praktische probleem is bijna nooit dat iemand niets heeft. Het probleem is dat de stukken verspreid liggen over vier exchanges, twee oude telefoons, een bankafschrift uit 2017 en een geheugen dat zich vergist in jaartallen.

Welke zes stappen doorloopt u om een herkomstdossier op te bouwen?

Een herkomstdossier bouwt u op in zes stappen: afbakenen, verzamelen, reconstrueren, verklaren, verifieren en bundelen. Elke stap heeft een eigen checklist en elke stap levert iets op dat de volgende stap nodig heeft. Sla er geen over, want een dossier valt altijd om op het onderdeel dat is overgeslagen.

1. Afbakenen. Bepaal welke vraag u precies moet beantwoorden en over welke periode.
2. Verzamelen. Haal alle brongegevens op bij exchanges, banken en wallets.
3. Reconstrueren. Zet de transacties chronologisch achter elkaar tot een sluitende lijn.
4. Verklaren. Koppel elke instroom aan een aanwijsbare bron van geld.
5. Verifieren. Laat de keten onafhankelijk toetsen aan de openbare blockchaingegevens.
6. Bundelen. Lever alles aan als een doorzoekbaar geheel met verwijzingen.

Stap 1: afbakenen, welke vraag beantwoordt u eigenlijk?

Begin met de exacte vraag van de bank, letterlijk overgenomen uit de brief of de e-mail. Een bank die vraagt naar de herkomst van een storting van 60.000 euro in maart wil iets anders weten dan een bank die uw volledige vermogensopbouw wil zien. Checklist voor deze stap: de brief of het informatieverzoek zelf, de genoemde bedragen en data, de gestelde termijn, en de naam en afdeling van degene die het verzoek deed.

Zonder afbakening levert u te veel of te weinig. Te veel is net zo schadelijk als te weinig, omdat elke extra transactie die u aanlevert een nieuwe vraag kan oproepen die u vervolgens ook moet beantwoorden.

Stap 2: verzamelen, welke gegevens haalt u op?

Verzamel per bron een volledig en ongefilterd export in plaats van losse schermafbeeldingen. Vrijwel elke exchange biedt een downloadfunctie voor de volledige transactiehistorie en een jaaroverzicht per kalenderjaar. Checklist voor deze stap: volledige transactie-export per exchange in CSV, jaaroverzichten per jaar, stortings- en opnamehistorie inclusief bankrekeningnummers, bankafschriften over dezelfde periode, en een lijst van alle wallet-adressen die u heeft gebruikt.

Noteer bij elk adres of het van u is en waarom u dat weet. Een adres zonder uitleg is voor een buitenstaander niet te onderscheiden van het adres van een derde.

Stap 3: reconstrueren, hoe maakt u er een sluitende lijn van?

Zet alle bewegingen chronologisch achter elkaar en controleer of het beginsaldo plus alle mutaties uitkomt op het eindsaldo. Werk met een peildatum, want zonder peildatum is elk saldo een momentopname die niemand kan narekenen. Checklist voor deze stap: een tijdlijn per jaar, per transactie de datum, het bedrag, de valuta en de transactiehash, en een aansluiting tussen de exchange-administratie en de bewegingen op de blockchain.

Hier struikelen de meeste zelfgemaakte dossiers. Er blijft een gat van een paar duizend euro over, meestal door een vergeten overboeking tussen twee eigen wallets, en dat gat is precies waar de bank naar wijst.

Stap 4: verklaren, waar kwam het geld vandaan?

Koppel elke instroom aan een aanwijsbare bron buiten de crypto om, zoals loon, spaargeld, een verkoop, een schenking of een erfenis. Crypto die uit crypto komt is geen verklaring, alleen een verplaatsing. Checklist voor deze stap: loonstroken of jaaropgaven, bankafschriften waarop de betaling naar de exchange zichtbaar is, koopovereenkomsten of notariele stukken bij schenking en nalatenschap, en bij ondernemingsinkomsten de jaarrekening of de aangifte.

Bij oudere aankopen ontbreekt vaak documentatie. Dat is niet fataal, mits u het benoemt in plaats van het weg te laten. Een eerlijk beschreven gat is werkbaar, een verzwegen gat niet.

Stap 5: verifieren, wie toetst het onafhankelijk?

Onafhankelijke verificatie betekent dat een partij zonder belang bij de uitkomst de keten narekent aan de hand van de openbare blockchaingegevens. Dat is het sluitstuk, omdat een bank uw eigen reconstructie per definitie beoordeelt als de reconstructie van een belanghebbende. Wij lopen transactie voor transactie na of de aangeleverde administratie klopt met wat er werkelijk op de keten staat, en benoemt expliciet waar dat niet zo is.

Paucitas gebruikt geen geautomatiseerde analysesoftware, in geen enkele rol. Elke transactie en elke transactiehash wordt afzonderlijk geverifieerd voordat die in een rapport wordt opgenomen. Checklist voor deze stap: alle adressen en hashes uit stap 3, de aansluitingen uit stap 4, en een overzicht van de punten waarover u zelf twijfelt.

Stap 6: bundelen, hoe levert u het aan?

Lever het dossier aan als een geheel met een inhoudsopgave, doorlopende nummering en een verwijzing van elke conclusie naar het onderliggende stuk. Een bank die drie klikken nodig heeft om een bedrag terug te vinden, stelt een vervolgvraag. Checklist voor deze stap: een begeleidende samenvatting van maximaal een pagina, het onderzoeksrapport, de bijlagen in dezelfde volgorde als waarin ze worden genoemd, en een contactpersoon voor technische vragen.

Mijn bank vraagt naar een specifieke transactie, hoe verantwoord ik die?

Bij een vraag over een specifieke transactie levert u de volledige route van dat ene bedrag, niet uw hele geschiedenis. Zoek de transactiehash op, laat zien vanaf welk adres het bedrag kwam, welke stappen het daarvoor doorliep en welke onderliggende betaling er aan ten grondslag lag. Een navolgbare transactieverantwoording bestaat uit drie dingen: het bedrag, het pad en het bewijsstuk aan het begin van dat pad.

Levert u alleen een schermafbeelding van uw exchange-saldo, dan heeft u laten zien dat u het bedrag heeft, niet waar het vandaan komt. Dat is precies het onderscheid waar de vraag over ging.

Mijn exchange vraagt waar mijn geld vandaan komt, wat moet ik aanleveren?

Een exchange vraagt bij verscherpt clientenonderzoek in de praktijk om dezelfde onderbouwing als een bank, alleen in een ander formaat en met een kortere termijn. Exchanges vallen onder hetzelfde Wwft-kader en moeten bij hogere stortingen aanvullende onderbouwing vragen. Blijft die uit, dan kan een account bevroren worden en kan de relatie worden beeindigd.

Aanleveren doet u met dezelfde zes stappen, met een accent op stap 4. Wat een exchange wil zien is de KYC- en AML-onderbouwing van de instroom: welk bankrekeningnummer, welke betaling, welk inkomen daarachter zat. Wij schrijven daarbij geen verklaring namens u en voeren geen correspondentie met de compliance-afdeling; wat u krijgt is een onafhankelijk rapport dat u zelf indient.

Wat is KYC en wat houdt verscherpt clientenonderzoek in?

KYC, oftewel know your customer, is de wettelijke plicht van banken en exchanges om vast te stellen wie hun klant is en waar diens geld vandaan komt. Verscherpt clientenonderzoek, ook wel enhanced due diligence, is de zwaardere variant die wordt ingezet bij een hoger ingeschat risico, bijvoorbeeld bij grote bedragen of ongebruikelijke patronen. In die zwaardere variant volstaat een verklaring niet en wordt om documentatie gevraagd.

Wat er dan van u wordt verwacht, is een audit trail: een spoor van vastleggingen waarmee een buitenstaander uw route kan overdoen. Dat is exact wat een herkomstdossier is.

Wat kan een herkomstdossier niet oplossen?

Een herkomstdossier maakt de feiten navolgbaar, maar dwingt geen uitkomst af. Deze grenzen gelden zonder uitzondering:

• Paucitas doet geen toezegging over de uitkomst van een onderzoek.
• Een rapport van Paucitas beperkt zich tot feitelijke waarnemingen en de analyse daarvan.
• Transacties buiten de blockchain, zoals contante betalingen of interne boekingen binnen een exchange, zijn niet zichtbaar in blockchaingegevens. Die worden alleen meegenomen als er onderliggende stukken beschikbaar zijn.
• Paucitas geeft geen fiscaal of juridisch advies.
• Of een bank het dossier voldoende vindt, bepaalt de bank zelf. Er bestaat geen keurmerk dat acceptatie garandeert.

Wat kunt u zelf doen en wanneer volstaat dat niet?

De stappen een tot en met vier kunt u zelf uitvoeren, en dat scheelt zowel doorlooptijd als kosten. Verzamelen en ordenen is werk dat niemand beter kan doen dan de eigenaar van de dossiers, omdat u weet welke telefoon in 2019 kapotging en welk account bij welk mailadres hoorde.

Zelf doen volstaat niet zodra er iets te beoordelen valt. Denk aan een gat in de historie, een exchange die niet meer bestaat, een adres dat u niet kunt thuisbrengen, of een bank die uw eerste inzending al heeft afgewezen. Op dat moment is het niet meer de vraag of u het kunt uitleggen, maar of een derde het kan controleren. Een tweede eigen poging levert zelden een ander oordeel op dan de eerste.

Wat staat er in het rapport?

Het rapport volgt een vaste indeling: aanleiding en opdrachtomschrijving, vraagstelling, reikwijdte, uitgangspunten, aangeleverde gegevens, geraadpleegde bronnen, werkwijze op hoofdlijnen, verificatie en kwaliteitsborging, voorbehouden en beperkingen, bevindingen per onderdeel, chronologisch overzicht, analyse en samenhang, conclusie, verklaring van onafhankelijkheid, en bijlagen. Niet elk rapport bevat alle onderdelen en de indeling wordt afgestemd op het doel van het rapport.

De verklaring van onafhankelijkheid is voor een bank vaak het onderdeel dat het verschil maakt, omdat die vastlegt dat de opsteller geen belang heeft bij de uitkomst. Zie ook wat vermogensverificatie inhoudt en hoe vermogensverificatie richting een bank in de praktijk verloopt.

Hoe lang duurt het en wat kost het?

Een onderzoek van Paucitas duurt, afhankelijk van de omvang van het dossier en de urgentie, tussen een werkdag en twee weken. Een spoedrapport kan binnen een werkdag worden opgeleverd en in uitzonderlijke gevallen dezelfde dag. Een regulier onderzoek is doorgaans binnen drie werkdagen gereed. Bij dossiers met veel transacties, meerdere wallets of ontbrekende historie loopt de doorlooptijd op tot circa twee weken. Voor spoedopdrachten geldt een toeslag.

Paucitas werkt afhankelijk van de aard en omvang van de zaak met een vast tarief of een uurtarief. Welke vorm van toepassing is, wordt vooraf vastgesteld en schriftelijk bevestigd. Er wordt niet met een onderzoek gestart voordat de kosten zijn doorgenomen en akkoord bevonden.

Aanlevering van gegevens verloopt digitaal of op kantoor. Per zaak wordt een aanleverlijst verstrekt waarin staat welke gegevens nodig zijn. Waar nodig begeleidt Paucitas het verzamelen en aanleveren daarvan.

Welke instanties spelen een rol en waar begint het werk van Paucitas?

De Belastingdienst beoordeelt uw aangifte en kan zelfstandig een informatieverzoek sturen over cryptobezit in box 3. De bank voert het clientenonderzoek uit en beslist over de relatie. De Financial Intelligence Unit Nederland ontvangt meldingen van ongebruikelijke transacties en doet daar zelf onderzoek naar. Geen van deze partijen stelt voor u de keten vast; zij beoordelen wat u aanlevert.

Daar begint het werk. Wij leggen de feiten vast en toetsen de herkomst van vermogen, zodat er iets ligt dat die partijen kunnen beoordelen. Loopt uw situatie vast omdat de rekening al is geblokkeerd, dan is wat u doet als de bank uw rekening blokkeert om crypto de logische vervolgstap.

Wat is de meest gemaakte fout in een zelfgebouwd dossier?

De meest gemaakte fout is het aanleveren van saldi in plaats van bewegingen. Een saldo zegt wat er is, een beweging zegt hoe het er kwam, en alleen dat tweede beantwoordt de vraag. De tweede fout is selectief aanleveren: alleen de transacties die goed uitkomen, waardoor het overzicht niet meer sluit en de bank juist argwaan krijgt over het weggelaten deel.

Wilt u weten of uw situatie zich leent voor dit stappenplan, dan kijken wij vrijblijvend met u mee tijdens een gratis intake. U hoort dan welke stappen u zelf kunt zetten en op welk punt onafhankelijke verificatie zin heeft.