So bauen Sie eine Herkunftsakte auf, die Ihre Bank annimmt

Was umfasst ein Ablaufplan für eine Herkunftsakte bei Krypto?

Eine Herkunftsakte ist eine geordnete Sammlung von Unterlagen, mit der eine Bank selbst nachvollziehen kann, wie Kryptovermögen aufgebaut wurde, von der ersten Einlage bis zum heutigen Bestand. Sie ist keine Erklärung und keine Zusammenfassung, sondern eine Kette von Ereignissen, bei der jeder Betrag einen benennbaren Ursprung hat. Die Bank prüft nicht, ob Sie ehrlich wirken, sondern ob die Zahlen zueinander passen.

Diese Anforderung kommt nicht aus dem Nichts. Banken fallen unter das Geldwäschegesetz und müssen ihre Kundschaft kennen und Transaktionen überwachen. Bei höheren Einzahlungen oder auffälligen Bewegungen verlangen sie einen zusätzlichen Beleg der Herkunft von Vermögen. Wird der Zweifel nicht ausgeräumt, kann ein Konto eingefroren werden, kann die Beziehung beendet werden und kann eine Meldung an die Financial Intelligence Unit folgen. Das ist übliche Prüfarbeit und bedeutet nicht, dass jemand etwas falsch gemacht hat.

Das praktische Problem ist fast nie, dass jemand nichts hat. Das Problem ist, dass die Unterlagen über vier Krypto-Börsen, zwei alte Telefone, einen Kontoauszug aus 2017 und ein Gedächtnis verteilt liegen, das sich in Jahreszahlen irrt.

Welche sechs Schritte durchlaufen Sie, um eine Herkunftsakte aufzubauen?

Eine Herkunftsakte bauen Sie in sechs Schritten auf: abgrenzen, sammeln, rekonstruieren, erklären, prüfen und bündeln. Jeder Schritt hat eine eigene Liste und jeder Schritt liefert etwas, das der nächste Schritt braucht. Überspringen Sie keinen, denn eine Akte fällt immer an dem Teil um, der übersprungen wurde.

1. Abgrenzen. Bestimmen Sie, welche Frage Sie genau beantworten müssen und über welchen Zeitraum.
2. Sammeln. Holen Sie alle Quellangaben bei Krypto-Börsen, Banken und Wallets ein.
3. Rekonstruieren. Ordnen Sie die Transaktionen zeitlich zu einer schlüssigen Linie.
4. Erklären. Verknüpfen Sie jeden Zufluss mit einer benennbaren Geldquelle.
5. Prüfen. Lassen Sie die Kette unabhängig an den öffentlichen Blockchain-Angaben prüfen.
6. Bündeln. Reichen Sie alles als durchsuchbares Ganzes mit Verweisen ein.

Schritt 1: abgrenzen, welche Frage beantworten Sie eigentlich?

Beginnen Sie mit der genauen Frage der Bank, wörtlich übernommen aus dem Schreiben oder der E-Mail. Eine Bank, die nach der Herkunft einer Einzahlung von 60.000,00 € im März fragt, möchte etwas anderes wissen als eine Bank, die Ihren vollständigen Vermögensaufbau sehen will. Liste für diesen Schritt: das Schreiben oder die Anfrage selbst, die genannten Beträge und Daten, die gesetzte Frist sowie Name und Abteilung der anfragenden Stelle.

Ohne Abgrenzung reichen Sie zu viel oder zu wenig ein. Zu viel ist ebenso schädlich wie zu wenig, weil jede zusätzliche Transaktion, die Sie einreichen, eine neue Frage auslösen kann, die Sie danach auch beantworten müssen.

Schritt 2: sammeln, welche Angaben holen Sie ein?

Sammeln Sie je Quelle einen vollständigen und ungefilterten Export statt einzelner Bildschirmfotos. Nahezu jede Krypto-Börse bietet eine Downloadfunktion für die vollständige Transaktionshistorie und eine Jahresübersicht je Kalenderjahr. Liste für diesen Schritt: vollständiger Transaktionsexport je Börse als CSV, Jahresübersichten je Jahr, Einzahlungs- und Auszahlungshistorie einschließlich Kontonummern, Kontoauszüge über denselben Zeitraum sowie eine Liste aller Wallet-Adressen, die Sie genutzt haben.

Vermerken Sie bei jeder Adresse, ob sie Ihnen gehört und woher Sie das wissen. Eine Adresse ohne Erläuterung ist für eine außenstehende Person nicht von der Adresse einer dritten Person zu unterscheiden.

Schritt 3: rekonstruieren, wie machen Sie daraus eine schlüssige Linie?

Ordnen Sie alle Bewegungen zeitlich und prüfen Sie, ob der Anfangsbestand plus alle Veränderungen den Endbestand ergibt. Arbeiten Sie mit einem Stichtag, denn ohne Stichtag ist jeder Bestand eine Momentaufnahme, die niemand nachrechnen kann. Liste für diesen Schritt: eine Zeitlinie je Jahr, je Transaktion das Datum, der Betrag, die Währung und der Transaktions-Hash sowie eine Anschlussfähigkeit zwischen den Unterlagen der Börse und den Bewegungen auf der Blockchain.

Hier straucheln die meisten selbst erstellten Akten. Es bleibt eine Lücke von ein paar tausend Euro, meist durch eine vergessene Überweisung zwischen zwei eigenen Wallets, und genau auf diese Lücke zeigt die Bank.

Schritt 4: erklären, woher kam das Geld?

Verknüpfen Sie jeden Zufluss mit einer benennbaren Quelle außerhalb der Krypto, etwa Lohn, Ersparnisse, einen Verkauf, eine Schenkung oder ein Erbe. Krypto, die aus Krypto stammt, ist keine Erklärung, sondern nur eine Verschiebung. Liste für diesen Schritt: Lohnabrechnungen oder Jahresbescheinigungen, Kontoauszüge, auf denen die Zahlung an die Börse sichtbar ist, Kaufverträge oder notarielle Unterlagen bei Schenkung und Nachlass sowie bei Unternehmenseinkünften der Jahresabschluss oder die Steuererklärung.

Bei älteren Käufen fehlen oft Unterlagen. Das ist nicht tödlich, sofern Sie es benennen statt es wegzulassen. Eine ehrlich beschriebene Lücke ist handhabbar, eine verschwiegene nicht.

Schritt 5: prüfen, wer prüft unabhängig?

Eine unabhängige Prüfung bedeutet, dass eine Stelle ohne Interesse am Ergebnis die Kette anhand der öffentlichen Blockchain-Angaben nachrechnet. Das ist der Schlussstein, weil eine Bank Ihre eigene Rekonstruktion zwangsläufig als die einer betroffenen Seite beurteilt. Wir gehen Transaktion für Transaktion nach, ob die eingereichten Unterlagen mit dem übereinstimmen, was tatsächlich auf der Kette steht, und benennen ausdrücklich, wo das nicht so ist.

Paucitas verwendet keine automatisierte Analysesoftware, in keiner Rolle. Jede Transaktion und jeder Transaktions-Hash wird einzeln geprüft, bevor sie in einen Bericht aufgenommen wird.

Liste für diesen Schritt: alle Adressen und Hashes aus Schritt 3, die Anschlüsse aus Schritt 4 und eine Übersicht der Punkte, an denen Sie selbst zweifeln.

Schritt 6: bündeln, wie reichen Sie es ein?

Reichen Sie die Akte als Ganzes mit einem Inhaltsverzeichnis, durchlaufender Nummerierung und einem Verweis von jeder Schlussfolgerung auf das zugrunde liegende Stück ein. Eine Bank, die drei Klicks braucht, um einen Betrag wiederzufinden, stellt eine Folgefrage. Liste für diesen Schritt: eine begleitende Zusammenfassung von höchstens einer Seite, der Untersuchungsbericht, die Anlagen in derselben Reihenfolge, in der sie genannt werden, und eine Kontaktperson für fachliche Fragen.

Meine Bank fragt nach einer bestimmten Transaktion, wie belege ich die?

Bei einer Frage zu einer bestimmten Transaktion reichen Sie den vollständigen Weg dieses einen Betrags ein, nicht Ihre gesamte Geschichte. Suchen Sie den Transaktions-Hash, zeigen Sie, von welcher Adresse der Betrag kam, welche Schritte er davor durchlief und welche zugrunde liegende Zahlung dahinterstand. Ein nachvollziehbarer Transaktionsbeleg besteht aus drei Dingen: dem Betrag, dem Pfad und dem Beleg am Anfang dieses Pfads.

Reichen Sie nur ein Bildschirmfoto Ihres Bestands bei der Börse ein, dann haben Sie gezeigt, dass Sie den Betrag haben, und nicht, woher er stammt. Genau um diesen Unterschied ging die Frage.

Meine Krypto-Börse fragt, woher mein Geld stammt, was muss ich bereitstellen?

Eine Krypto-Börse verlangt bei verstärkten Sorgfaltspflichten in der Praxis denselben Beleg wie eine Bank, nur in einem anderen Format und mit einer kürzeren Frist. Krypto-Börsen fallen unter denselben Rahmen des Geldwäschegesetzes und müssen bei höheren Einzahlungen einen zusätzlichen Beleg verlangen. Bleibt der aus, kann ein Konto eingefroren und die Beziehung beendet werden.

Das Einreichen erfolgt mit denselben sechs Schritten, mit einem Schwerpunkt auf Schritt 4. Was eine Börse sehen will, ist der KYC- und AML-Beleg des Zuflusses: welche Kontonummer, welche Zahlung, welches Einkommen dahinterstand. Wir schreiben dabei keine Erklärung in Ihrem Namen und führen keinen Schriftwechsel mit der Compliance-Abteilung; was Sie erhalten, ist ein unabhängiger Bericht, den Sie selbst einreichen.

Was ist KYC und was bedeuten verstärkte Sorgfaltspflichten?

KYC, also Know Your Customer, ist die gesetzliche Pflicht von Banken und Krypto-Börsen festzustellen, wer ihre Kundschaft ist und woher deren Geld stammt. Verstärkte Sorgfaltspflichten, auch Enhanced Due Diligence, sind die strengere Variante, die bei höher eingeschätztem Risiko eingesetzt wird, etwa bei großen Beträgen oder ungewöhnlichen Mustern. In dieser strengeren Variante genügt eine Erklärung nicht und es werden Unterlagen verlangt.

Was dann von Ihnen erwartet wird, ist eine Belegkette: eine Spur von Aufzeichnungen, mit der eine außenstehende Person Ihren Weg wiederholen kann. Genau das ist eine Herkunftsakte.

Was kann eine Herkunftsakte nicht lösen?

Eine Herkunftsakte macht die Fakten nachvollziehbar, erzwingt aber kein Ergebnis. Diese Grenzen gelten ohne Ausnahme:

• Paucitas macht keine Zusage zum Ergebnis einer Untersuchung.
• Ein Bericht von Paucitas beschränkt sich auf sachliche Feststellungen und deren Auswertung.
• Transaktionen außerhalb der Blockchain, etwa Barzahlungen oder interne Buchungen innerhalb einer Börse, sind in Blockchain-Angaben nicht sichtbar. Sie werden nur berücksichtigt, wenn zugrunde liegende Unterlagen verfügbar sind.
• Paucitas erteilt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
• Ob eine Bank die Akte für ausreichend hält, bestimmt die Bank selbst. Es gibt kein Siegel, das eine Annahme zusichert.

Was können Sie selbst tun und wann genügt das nicht?

Die Schritte eins bis vier können Sie selbst ausführen, und das spart sowohl Dauer als auch Kosten. Sammeln und Ordnen ist Arbeit, die niemand besser tun kann als die Person, der die Unterlagen gehören, weil Sie wissen, welches Telefon 2019 kaputtging und welches Konto zu welcher E-Mail-Adresse gehörte.

Selbermachen genügt nicht mehr, sobald es etwas zu beurteilen gibt. Denken Sie an eine Lücke in der Historie, eine Börse, die nicht mehr besteht, eine Adresse, die Sie nicht zuordnen können, oder eine Bank, die Ihre erste Einreichung bereits abgelehnt hat. In diesem Moment ist es nicht mehr die Frage, ob Sie es erklären können, sondern ob eine dritte Person es prüfen kann. Ein zweiter eigener Versuch ergibt selten eine andere Bewertung als der erste.

Was steht im Bericht?

Der Bericht folgt einer festen Gliederung: Anlass und Auftragsbeschreibung, Fragestellung, Reichweite, Ausgangspunkte, bereitgestellte Angaben, herangezogene Quellen, Arbeitsweise in Grundzügen, Prüfung und Qualitätssicherung, Vorbehalte und Einschränkungen, Feststellungen je Teil, zeitliche Übersicht, Auswertung und Zusammenhang, Schlussfolgerung, Erklärung der Unabhängigkeit und Anlagen. Nicht jeder Bericht enthält alle Teile, und die Gliederung wird auf das Ziel des Berichts abgestimmt.

Die Erklärung der Unabhängigkeit ist für eine Bank oft der Teil, der den Unterschied macht, weil sie festhält, dass die verfassende Stelle kein Interesse am Ergebnis hat. Siehe auch, was Vermögensverifizierung bedeutet, und wie ein Herkunftsnachweis gegenüber einer Bank in der Praxis abläuft.

Wie lange dauert es und was kostet es?

Eine Untersuchung von Paucitas dauert je nach Umfang der Akte und Dringlichkeit zwischen einem Arbeitstag und zwei Wochen. Ein Eilbericht kann innerhalb eines Arbeitstages vorliegen und in Ausnahmefällen noch am selben Tag. Eine reguläre Untersuchung ist meist innerhalb von drei Arbeitstagen fertig. Bei Akten mit vielen Transaktionen, mehreren Wallets oder fehlender Historie steigt die Dauer auf etwa zwei Wochen. Für Eilaufträge gilt ein Zuschlag.

Paucitas arbeitet je nach Art und Umfang des Falls mit einem Festpreis oder einem Stundensatz. Welche Form gilt, wird vorab bestimmt und schriftlich bestätigt. Eine Untersuchung beginnt erst, wenn die Kosten besprochen und bestätigt sind.

Die Übermittlung der Unterlagen erfolgt digital oder im Büro. Pro Fall wird eine Liste bereitgestellt, in der steht, welche Angaben benötigt werden. Wo nötig, begleitet Paucitas das Sammeln und Übermitteln dieser Unterlagen.

Welche Stellen spielen eine Rolle und wo beginnt die Arbeit von Paucitas?

Das Bundeszentralamt für Steuern und Ihr Finanzamt beurteilen Ihre Steuererklärung und können eigenständig eine Anfrage zu Kryptobesitz senden. Die Bank führt die Sorgfaltsprüfung durch und entscheidet über die Beziehung. Die Financial Intelligence Unit beim Zoll empfängt Meldungen ungewöhnlicher Transaktionen und untersucht diese selbst. Keine dieser Stellen stellt für Sie die Kette fest; sie beurteilen, was Sie einreichen.

Dort beginnt die Arbeit. Wir halten die Fakten fest und prüfen die Herkunft von Vermögen, damit etwas vorliegt, das diese Stellen beurteilen können. Steckt Ihre Lage fest, weil das Konto bereits gesperrt ist, dann ist was Sie tun, wenn die Bank Ihr Konto wegen Krypto sperrt, der folgerichtige nächste Schritt.

Was ist der häufigste Fehler in einer selbst gebauten Akte?

Der häufigste Fehler ist das Einreichen von Beständen statt von Bewegungen. Ein Bestand sagt, was da ist, eine Bewegung sagt, wie es dorthin kam, und nur das Zweite beantwortet die Frage. Der zweite Fehler ist ausgewähltes Einreichen: nur die Transaktionen, die gut passen, wodurch die Übersicht nicht mehr schlüssig ist und die Bank gerade wegen des weggelassenen Teils misstrauisch wird.

Möchten Sie wissen, ob sich Ihre Lage für diesen Ablaufplan eignet, dann schauen wir in einem kostenlosen Erstgespräch unverbindlich mit Ihnen. Sie hören dann, welche Schritte Sie selbst gehen können und an welchem Punkt eine unabhängige Prüfung Sinn hat.